Millä perusteella ja miten Asiaviesti käsittelee henkilötietoja?

Miksi Asiaviesti käsittelee henkilötietoja?

Viestintätoimisto Asiaviesti kokoaa asiakkaidensa yhteystiedot asiakas- ja yhteistyöverkostorekisteriin ja toimeksiantoihin liittyvien haastateltavien yhteystiedot asiakkuuden tai toimeksiannon hoitamista varten.

Jos olet tai olet ollut Asiaviestin asiakas tai yhteistyökumppani, yhteydenpidon kannalta välttämättömät yhteystietosi ovat rekisterissä. Tietojasi käytetään asiakkuuksien ja yhteistyöverkoston hoitoon sekä ylläpitoon, niiden hallintaan ja kehittämiseen sekä yrityksen palveluiden tarjoamiseen.

Sinulle voidaan lähettää aika ajoin sähköpostitse tietoa Asiaviestin palveluista. Jos haluat lopettaa ajoittaisten viestien vastaanottamisen, voit tehdä sen koska tahansa siitä vastausviestinä Asiaviestille.
Muuten rekisteriä käytetään vain suoraan asiakkuuksiin liittyviin tehtävien ja toimeksiantojen hoitamiseen.

Jos olet Asiaviestin saamaa toimeksiantoa varten haastateltu ja/tai kuvattu henkilö, yhteystietosi ja mahdolliset valokuvasi säilytetään toimeksiannon hoitamista ja sen seurantaa varten.

Mitä henkilötietoja Asiaviesti käsittelee?
Jos olet asiakas tai yhteistyökumppani, sinusta voidaan tallettaa seuraavat tiedot tai osa niistä:
  • nimi,
  • sähköpostiosoite,
  • puhelinnumero,
  • yritys/organisaatio,
  • postiosoite
  • www-osoite,
  • asiakkaalle tehdyt työt tai
  • yhteistyökumppanilta tilatut palvelut/tuotteet.

Jos olet Asiaviestin saamaa toimeksiantoa varten haastateltu henkilö, sinusta voidaan tallentaa seuraavat tiedot tai joitain niistä:
  • nimi,
  • sähköpostiosoite,
  • puhelinnumero,
  • haastattelun yhteydessä otetut tai sitä varten toimitetut valokuvat.

Mistä lähteistä tiedot ovat peräisin?

Rekisterin tietolähteet ovat Asiaviestin asiakas- ja yhteistyöverkoston tiedot. Haastateltaviin liittyvät tiedot ovat peräisin kulloiseltakin toimeksiantajalta.

Kenelle tietoja luovutetaan?

Yhteystietojasi luovutetaan ulkopuolelle ainoastaan asiakkuuden tai toimeksiannon hoitamisen kannalta tarpeellisissa tapauksissa.

Miten Asiaviesti säilyttää henkilötietoja?

Asiaviesti säilyttää asiakkaiden ja yhteistyökumppanien henkilötiedot tietokoneella ja ulkoisella kovalevyllä Asiaviestin toimistolla, lukitussa ja valvotussa tilassa. Käytännössä tiedot tallennetaan samalla myös Microsoftin O365-pilvipalveluun sekä siihen liittyvään sähköpostiin.

Microsoftin ilmoituksen mukaan O365-ympäristön sekä Outlook-sähköpostin palvelimet sijaitsevat EU-alueella (Suomessa, Irlannissa, Itävallassa ja Hollannissa) ja palvelu vastaa EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimuksia. Tietoja ei käsitellä eikä niitä luovuteta EU- tai ETA-alueen ulkopuolella.

Asiaviesti tallentaa myös valokuvat kovalevylle ja O365-pilvipalveluun.

Tietojen siirto

Asiaviesti siirtää toimeksiantajan käyttöön tarkoitetut valokuvat vain kyseiselle toimeksiantajille. Tarvittaessa siirtoon käytetään Dropbox-palvelua.

Dropboxin ilmoituksen mukaan se säilyttää dataa eri puolilla USA:ta sijaitsevilla servereillä. Se ilmoittaa myös, että siirtäessään dataa EU:sta USA:han se noudattaa EU:n ja USA:n välistä Privacy Shield -sopimusta.

Kenellä on pääsy tietoihin?

Pääsy tietoihin on ainoastaan rekisterinpitäjällä, Asiaviestillä. Tietoverkko, laitteet ja pilvipalvelut, joilla rekisteri ja valokuvat sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, vpn-yhteydellä ja moniportaisilla salasanakirjautumisilla. Laitteet sijaitsevat lukitussa ja valvotussa tilassa.

Miten kauan Asiaviesti säilyttää henkilötietoja?

Jos olet asiakas tai yhteistyökumppani, yhteystietojasi säilytetään asiakkuuden keston ajan ja sen jälkeen kaksi vuotta.

Jos olet toimeksiantoa varten haastateltu henkilö, yhteystietojasi ja mahdollisia valokuviasi säilytetään toimeksiannon kannalta tarpeellinen aika ja sen lisäksi puoli vuotta.

Miten voin tarkistaa tietoni?

Jos olet Asiaviestin rekisterissä, sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat tiedot. Lähetä tarkastuspyyntö sähköpostilla rekisterin ylläpitäjälle. Tarkastuspyyntö on maksuton kerran vuodessa toteutettuna.

Miten voin korjata virheellisen tiedon?

Viestintätoimisto Asiaviesti ei tarkista asiakkaan tai kumppanin antamien tietojen oikeellisuutta, mutta jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.

Lähetä korjauspyyntö sähköpostilla rekisterin ylläpitäjälle niin, että se on yksilöity riittävän tarkasti: pyynnössä on ilmoitettava nimi sekä virheelliset ja korjatut tiedot.

Evästeet ja linkit kolmansien osapuolten verkkosivuille

Asiaviestin verkkosivusto käyttää evästeitä toimiakseen mahdollisimman hyvin ja kerätäkseen analytiikkatietoja. Eväste (cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka internetselain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeet eivät sisällä henkilökohtaisia tietoja.

Kaikkien evästeiden estäminen on mahdollista selaimen asetuksista. Evästeiden estäminen voi kuitenkin haitata sivuston toimintaa.

Asiaviesti kerää vierailuista tietoja webanalytiikkaan. Sen avulla voidaan seurata, miten vierailijat liikkuvat sivustolla. Sivuston kävijäseuranta on toteutettu Google Analytics -palvelulla. Kerättyjä tietoja käytetään sivuston kehittämiseen.

Rekisterinpitäjä
Viestintätoimisto Asiaviesti, y-tunnus 1898806-1
Turkistie 13, 02780 Espoo

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Riitta Gullman, riitta.gullman@asiaviesti.fi,